تتكون عملية الاتصال من عناصر لا تتم عملية الاتصال إلا بها وهي : (المرسل، والرسالة، والوسيلة، والمستقبل، والتغذية الراجعة) ، وفيما يلي نتناول كل عنصر من تلك العناصر شيء من الإيجاز:

اولا : المرسل

وهو مصدر الرسالة أو النقطة التي تبدأ عندها عملية الاتصال، لغرض اثارة سلوك لدى طرف خارجي، فالمرسل يقوم بدور أسامي وحيوي إذ إن عملية الاتصال تتفاعل وتتأثر بنظرة المرسل الى الأمور من خلال اعتباراته الشخصية الموروثة ثقافيا واجتماعيا، ومن خلال تجاربه وسلوكه ومكانته.

وترى احدى النظريات المهمة في الإعلام والي تسمى بنظرية حارس البوابة  أن المرسل يقوم بوظيفة وضع الفكرة في كود ويستخدم الوسيلة

في ارسالها الى الجمهور المتلقي، وهو الذي يملك الحق في التحكم بالفكرة، والمعلومات وهو الذي يقرر وقت ارسالها أو اخفائها وهناك بعض الصفات التي يجب أن تتوفر في المرسل ليتمكن من نقل الرسالة الإعلامية بصدق ووضوح :

1- أن يتمتع واثقا من نفسه عند إرسال الرسالة الإعلامية.

2- أن يكون متخصصا في حقله الإعلامي، ويعتمد على المادة العلمية والتدريب المناسبين.

3- الصدق والأمانة والخبرة فيما يكتب أو يحرر.

4- المهارة اللغوية الي تساعده على التعبير الصحيح عن أفكاره وكتابة مادته الإعلامية.

5- القدرة على الاقناع وعرض الحجج والبراهين المنطقية.

6- القدرة على استمالة الجماهير وبعيدا عن الرتابة والملل.

7- أن يتمكن من استغلال وسيلة الاتصال بالشكل الصحيح.

ثانيا : الرسالة

وهي الموضع أو المحتوى  (المعاني ، الأفكار) الذي يريد المرسل ان ينقله إلى المستقبل، ويتم عادة التعبير عنها بالرموز اللغوية، او اللفظية، او غير اللفظية، او بهما معاً، لغرض التأثير في سلوك المستقبل او تعديل سلوكه، وتعتبر عملية فهم مضمون الرسالة واستخلاص محتواها خطوة مهمة في الاتصال، لذلك لا يتعين على الإنسان ان ينقل حقائق وافكار ومثلا فقط، وإنما عليه الاهتمام كذلك بالتعبير عن عواطفه وآماله، ومخاوفه وانجازاته، وحبه وقلقه وإحباطاته.

ثالثا : الوسيلة

وهي الطريقة او القناة الي تنتقل بها الرسالة من المرسل إلى المستقبل، وهي إما ان تكون وسيلة مسموعة او مقروءة، او مكتوبة، او مرئية، او غير لفظية على النحو التالي :

1- الرسائل الشفهية

الوسائل التي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به شفاهة عن طريق الكلمة المنطوقة لا المكتوبة مثل (المقابلات الشخصية، والمكالمات الهاتفية، والندوات والاجتماعات، المؤتمرات)، ويعتبر هذا الأسلوب اقصر الطرق لتبادل المعلومات والأفكار واكثرها سهولة ويسراً وصراحة، الا انه يعاب انه يعرض المعلومات للتحريف وسوء الفهم.

2- الوسائل الكتابية

وهي الوسائل الي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به عن طريق الكلمة المكتوبة مثل (الأنظمة والمنشورات والتقارير والتعاميم والمذكرات والمقترحات والشكاوى) ويعتبر هذا الأسلوب هو المعمول به في أغلب المنظمات الحكومية، وتوجد خمسة شروط للرسالة المكتوبة تبدا جميعاً بحرف (c)، وهي ان تكون كاملة ومختصرة ، وواضحة ، وصحيحة ، ولطيفة .

وتتميز الوسائل الكتابية بمزايا أهمها: امكانية الاحتفاظ بها والرجوع لها عند الحاجة

وحماية المعلومات من التحريف وقلة التكلفة، اما أهم عيوبها فهي : البطء في ايصال المعلومات، واحتمال الفهم الخاطئ لها خصوصاً عندما يكون للكلمة اكثر من معنى.

3- الوسائل غير اللفظية

وهي الوسائل الي يتم بواسطتها تبادل المعلومات بين المتصل والمتصل به عن طريق الإشارات أو الإيماءات والسلوك (تعبيرات الوجه وحركة العينين واليدين وطريقة الجلوس)، ويطلق عليها أيضاً لغة الجسم ، وقد تكون هذه التلميحات مقصودة أو غر مقصودة من مصدر الاتصال وتصل نسبة استخدامها في الاتصال ما يقرب من 90% من المعاني وبصفة خاصة في الرسائل التي تتعلق بالأحاسيس والشعور، ويختلف فهم الرسائل غر اللفظية بسبب اختلاف الثقافات داخل المنظمة وداخل المجتمع أيضاً.

والشكل التالي يوضح اهم الوسائل المستخدمة في الاعلام :

4- المستقبل

وهو الجهة أو الشخص الذي توجه له الرسالة ويستقبلها من خلال أحد أو كل حواسه المختلفة (السمع، البصر، الشم، الذوق، واللمس) ثم يقوم بتفسير الرموز ويحاول إدراك معانيها. وهو الذي تسعى عملية الاتصال للوصول اليه والتأثير فيه ، كما أنه يؤثر فيها بالمشاركة والتفاعل فالاتصال عملية هادفة، تتم بهدف محدود هو عملية توصيل الرسالة إلى المستقبل ليتأثر فيها ويشارك فيها ويتفاعل معها، سواء بالموافقة أو الاعتراض عليها، ويبدأ الاتصال من معرفتنا بالمستقبل أو المتلقي الذي نتعامل معه، ونتصل به، كأن نعرف اتجاهاته، رغباته، حاجاته، ونراعي انفعالاته.

5- التغذية الراجعة (أو الاستجابة)

وهي إعادة إرسال الرسالة من المستقبل إلى المرسل واستلامه لها وتأكده من أنه تم فهمها، والمرسل في هذه الحالة يلاحظ الموافقة أو عدم الموافقة على مضمون الرسالة ، كما أن سرعة حدوث التغذية العكسية تختلف باختلاف الموقف، فمثلا في الحادثة الشخصية يتم استنتاج ردود الفعل في نفس اللحظة بينما ردود الفعل لحملة اعلانية ربما لا تحدث الا بعد فترة طويلة، وعملية قياس ردود الفعل مهمة في عملية الاتصال حيث يتبين فيما اذا تمت عملية الاتصال بطريقة جيدة في جميع مراحلها أم لا، كما أن ردود الفعل تبين التغيير بعملية الاتصال سواء على مستوى الفرد أو على مستوى المنشأة.

والشكل التالي يبين عناصر عملية الاتصال :

ولأن عملية الاتصال لا تتم وفقاً للتقسيم السابق لعناصر الاتصال وإنما هو لغرض الدراسة النظرية فقط، فقد طورت عدة نماذج لتوضيح خطوات الاتصال، وتم ادخال عناصر أخرى - وان كانت تستند على العناصر السابقة - ومن أشهر تلك النماذج نموذج (ديفز) (1997م) الذي يقسم عملية الاتصال الى ست خطوات متتالية هي : تكوين الفكرة لدى المرسل، ثم تحويل الفكرة الى رموز، ثم نقل الرسالة خلال قناة الاتصال، ثم تسلم الرسالة، ثم تفسير الرموز وتحويلها إلى رسالة مرة أخرى، ثم القيام بعمل أو تصرف ما.