ثانياً- الدورة المستندية لعمليات الإيداع بشيكات Checks Deposit   

في الدول التي يزيد فيها الوعي المصرفي يصبح الاعتماد على الشيكات هو أساس التعامل بين الأفراد، لذلك غالباً ما يتم عمليات الإيداع أو السحب بشيكات. لذلك تفرق المصارف بين حالات ثلاث هي :

أ- الإيداع بشيكات مسحوبة على عملاء لهم حسابات جارية في المصرف نفسه.

ب- الإيداع بشيكات مسحوبة على عملاء لهم حسابات جارية في فروع أخرى .

ج- الإيداع يشيكات مسحوبة على أفراد ليسوا عملاء للمصرف إنما لهم حسابات جارية مفتوحة في مصارف أخرى.  

 أ) الإيداع بشيكات مسحوية على عملاء لهم حسابات جارية في نفس المصرف. 

وتتمثل الدورة المستندية لعملية الإيداع بشيكات مسحوبة على عملاء المصرف بالخطوات التالية :     

1- يتقدم العميل إلى الشباك المختص بطلب إضافة قيمة شيك مسحوب على عميل آخر في المصرف نفسه - إلى حسابه الجاري بالمصرف، وبعد فحص الشيك والتحقق من صحته وسلامة التوقعات يتولى الموظف المختص إعطاء العميل إشارة العميل إضافة .  

2 ـ يرسل الشيك الى وحدة مراكز العملاء حيث يستخدم كمسند للتسجيل في بطاقات مراكز العملاء، حيث تُعدَل بطاقة أحد العملاء بالزيادة والأخرى بالنقص.  

3- يسلم الشيك إلى الوحدة المحاسبية للحسابات الجارية، حيث يتم التسجيل منه مباشرة في يومية الحسابات الجارية ومنه إلى دفتر الاستاذ المساعد للحسبات الجارية. 

4 ـ تعد الوحدة المحاسبة للحسابات الجارية كشفاً بملخص عمليات الإيداع الداخلي، ويرسل إلى قسم المراجعة الداخلية الذي يتولى التحقق من صحة القيود وسلامة الترحيلات وتصديق بما يفيد الموافقة . 

5- يُرسل ملخص عمليات الإيداع بعد التصديق عليه إلى قسم الحسابات العامة حيث يتم التسجيل منه في دفتر اليومية العامة، ومنها تُرحَل إلى دفتر الاستاذ العام . ويجري القيد التالي:  

 (ب) الإيداع بشيكات مسحوبة على عملاء لهم حسابات جارية في فروع أخرى : 

1- يتقدم العميل لملئ قسائم الإيداع بشیكات مسحوبة على حسابات العملاء في فروع المصرف ، وتعد هذه القسائم من أصل وصورتين، ويقوم الموظف المختص بمطابقتها ومرجعتها ، ثم يُسلم الأصل للعميل كمستند دال على الإيداع .

2- يقوم الموظف بتفريغ هذه الشيكات في كشوف حساب فروع المصرف من أصل وصورة. وتُرسل الصورة إلى الفروع مصحوبة بالشيكات للتحصيل . وجرى العرف على أن يقدم المصرف هذه الخدمة لعملائه بدون مقابل، فضلاً عن إصدار الأمر بتعلية القيمة مباشرة على حساب العميل دون انتظار لنتيجة التحصيل من فروعه ، وفي الوقت نفسه لا يسمح للعميل بالسحب من حسابه إلا في حدود الرصيد القديم قبل إضافة هذه الشبكات الجديدة على سبيل الحيطة. 

3- تُرسل صور الحافظة إلى وحدة مراكز العملاء، حيث يتم تعديل مراكز العملاء، في بطاقتهم. 

4- تُرسَل الصورة الثانية من الحافظة إلى الوحدة المحاسبية للحسابات الجارية حيث يُسجَل في دفتر يومية الحسابات الجارية، وتُرحَل إلى دفتر الأستاذ المساعد للحسابات الجارية .

5- تعد الوحدة المحاسبية للحسابات الجارية كشفاً بملخص عمليات الإيداع من الفروع، ويُرسل إلى قسم المراجعة الداخلية، وبعد التحقق من صحة العمليات يُصدّق عليها ويؤشر بما يفيد صحة إثبات العمليات وتحول إلى قسم الحسابات العامة .

6- يتولى قسم الحسابات العامة عملية الإيداع في دفتر اليومية العامة كل فترة دورية متفق عليها، ومنه تُرحَل لدفتر الأستاذ العام، وتُجرَى القيود المحاسبية التالية :  

أ- فعند تقديم حافظة الإيداع بشيكات وإرسالها إلى الفروع للتحصيل وإضافة القيمة على الحسابات الجارية للعملاء يجري القيد التالي :    

   ب ـ اما في حالة رفض الفروع سداد قيمة هذه الشيكات مهما كانت أسباب ذلك ، يجري القيد التالي :

(ج) الإيداع بشيكات مسحوبة على أفراد لهم حسابات جارية مفتوحة في مصارف أخرى :   

يمكن بيان خطوات الدورة المستندية للإيداع بشيكات مسحوبة على مصارف أخرى كما يلي : 

1- يتقدم المودع إلى الشباك المختص حيث يملأ قسائم الإيداع بشيكات - وهي نوع آخر من الحوافظ - من أصل وصورتين ويتولى الموظف المختص استلام الشيك والتأكد من صحته و سلامة تفريغ بياناته في الحافظة، ويسلّم العميل أصل قسيمة الإيداع كمستند يدل على استلام الشيك. 

2- يتولى الموظف المختص تفريغ هذه الشيكات في كشوف مستقلة وفقاً للمصارف أو الفروع المسحوبة عليها هذه الشيكات، ثم تُرسَل هذه الكشوف إلى وحدة المقاصة التابعة للمصرف مرفقاً بها إحدى صور الحافظة ، على أن تُرسَل مجموعة الصور الأخرى إلى وحدة مراكز العملاء حيث تستخدم كمستند للتسجيل في بطاقات مركز العملاء .

وجدير بالذكر أن المصارف تتبع أسلوبين بالنسبة لمعالجة هذا النوع من الإيداع محاسبياً هما :

أ- إما أن تضيف قيمة الشيكات مباشرة على الحسابات الجارية الدائنة للعملاء، وعلى بطاقات مراكزهم دون انتظار النتيجة المقاصة إذا كانت درجة الثقة في العملاء مرتفعة ، وفي نوعية الشيكات المقدمة خاصة إذا كانت شيكات حكومية، وذلك بافتراض أن تاريخ إرسال الشيكات إلى غرفة المقاصة (clearing house) للتحصيل هو تاريخ تحصيل قيمة هذه الشيكات نفسه. أي لا توجد فترة زمنية تفصل  بين التاريخين. وعلى أن تجري التسوية اللازمة إذا وجد ما يخالف ما سُجّل في الدفاتر والسجلات كما هو مبين فيما بعد .

ب ـ أو أن يتأنى قسم الحسابات الجارية في أمر إضافة قيمة الشيكات إلى الحسابات الجارية الدائنة للعملاء انتظاراً لنتيجة المقاصة ، ويكتفي بتسجيل قيد نظامي يبين أن المصرف يستحوذ على شيكات ما زالت تحت التسجيل ، ولم تتحول بعد إلى قيم حقيقية تُضَاف إلى أرصدة المستفيدين منها.      

ج ـ إذا تم التسجيل مباشرة في الدفاتر دون انتظار النتيجة المقاصة تسير الدورة المستندية في طريقها المعتاد. فمن وحدة مراكز العملاء حيث تُفرغ صور قسائم الإيداع في بطاقات مراكز العملاء إلى الوحدة المحاسبية للحسابات الجارية ، وحيث يراجع قسم المراجعة الداخلية صور قسائم الإيداع كشوف التفريغ وتؤشر بما يفيد صحتها ثم يسجل في ملحق الحسابات  الجارية ، ومنه تُرحل الى الاستاذ المساعد ثم تُرسل الى قسم الحسابات العامة .