العوامل التي تؤثر على بناء الهيكل

يتأثر الهيكل التنظيمي إلى حد بعيد بفلسفة عمل الادارة العليا، الا انه حتى وان كانت فلسفة العمل السائدة هي فلسفة التسويق بمفهومه الحديث، بمعنى توجيه كافة جهود  المنشأة نحو تحديد وتلبية احتياجات المستهلكين فانه توجد مجموعة من العوامل والاعتبارات التي يجب الالتفات إليها عند إعداد الهيكل التنظيمي للمنشأة ككل أو الهيكل التنظيمي لنشاط المبيعات بشكل خاص. ومع التأكيد على حقيقة ان لكل تنظيم له اهدافه وسماته الخاصة به ، الا انه يمكن الاسترشاد بالخطوط العريضة التي أشار إليها أدورد ماك كي ⁽¹⁾ في وضع وتحديد اهداف البناء التنظيمي للمنشأة  :

ـ إيجاد هيكل تنظيمي ملائم للسوق والزبائن والسلعة والتوزيع، والخصائص التنافسية للمنشأة .

ـ توفير خدمة الزبائن من حيث مكان وزمان الخدمة { وبالامكانيات المتاحة للمنشأة } بشكل اقتصادي وكفوء.

ـ يساعد على تحقيق الاهداف وتطبيق الستراتيجيات التسويقية للمنشأة.

ـ إيجاد هيكل يناسب المنشأة، ويتماشى مع الادارة العامة والوظائف الأخرى.

ـ التوصل الى صيغة تنظيمية مبسطة وواضحة ومترابطة، ممكن اشغال وظائفها بسهولة.

ـ تسهيل عملية ادارة العاملين والاتصالات واتخاذ القرارات والعمل الجماعي ويحقق التكامل في الجهود.

ـ تحقيق التوازن بين التخطيط والتنفيذ، أو بين اهداف النمو والأهداف الربحية ، أو بين الأهداف القصيرة الأمد والبعيدة الأمد .

ـ التركيز على تكامل الانشطة الرئيسية والمساعدة.

ـ توفير جو عمل يحقق التحفيز والمعنويات العالية للعاملين، والمستوى العالي للأداء.

ـ تسهيل عملية تقييم اداء المدراء والاختصاصيين وبقية العاملين.

وعموماً يمكن تلخيص العوامل المؤثرة على الهيكل التنظيمي بالآتي :

ــ عوامل خارجية

وهي مجموعة من العوامل التي مصدرها من خارج المنشأة، أهما حالة السوق ومتطلبات ورغبات الزبائن فلكل سوق خصائصه ومتطلباته التي يجب مراعاتها عند بناء التنظيم. كما أن السوق ليست حالة مستقرة ثابتة، فهناك فيه الكثير من المتغيرات المستمرة التي يجب أخذها بالحسبان. ومن الأمثلة الموجزة التي توضح ذلك، الآتي :

- التغير الدائم برغبات وميول المستهلكين والزبائن تدفع الادارة الى الاهتمام بإستحداث أو تطوير وحدة تنظيمية تعنى ببحوث السوق والمستهلك .

ـ التطورات التقنية في الاسواق من شأنها ان تحفز الادارة على إنشاء وحدة داخلية للبحوث والتطوير من أجل تطوير منتوجات المنشأة بما يمكّنها على مواكبة التطورات التقنية السائدة في السوق.

ـ زيادة الطلب في الأسواق ( بغض النظر عن الأسباب التي تقف وراء ذلك ) يمكن ان تدفع المنشأة إلى زيادة عدد الوحدات التنظيمية في المبيعات من أجل تلبية تلك الزيادات في الطلب . 

ــ عوامل داخلية

وهي مجموعة من العوامل الناشئة في داخل المنشأة وستراتيجياته بفعل القرارات المتخذة داخلياً من قبل الادارة. ومن أمثلة ذلك الآتي :

- أهداف وخطط المنشأة .

- حجم جهاز المبيعات

ـ نقاط القوة ونقاط الضعف في المنشأة .

ـ مستوى مهارات البيع لدى الباعة .

ـ وجود أو عدم وجود نظام حوافز للباعة .

ـ نظام التقارير المتبع .

ـ عدد المستويات الهرمية الإشرافية المقرة من قبل الادارة .

ـ درجة نطاق الاشراف الذي تقره الادارة .

ـ مواقع السلطة والصلاحيات في اتخاذ القرارات.

ولعل اهم اعتبار في هذا الصدد هو تكييف الهيكل لاهداف وستراتيجيات المنشأة، حيث لا يوجد اطلاقاً هيكل تنظيمي يلائم جميع ستراتيجيات التسويق والمبيعات التي يمكن ان تتبناها المنشأة. فستراتيجية تسويقية تقوم على توسيع اسواق المنشأة مثلاً من خلال الدخول الى مناطق جغرافية جديدة تتطلب هيكلاً تنظيمياً معيناً، يختلف ولا شك عن حالة تكون فيها ستراتيجية المنشأة هي التوسع في نفس الاسواق عن طريق کسب زبائن اضافيين في نفس المنطقة الجغرافية للسوق الحالي . 

ولابد من التأكيد من أن التنظيم هو ليس حالة جامدة، إذ ينبغي مراجعة التنظيم بين حين وآخر لتقييم مدى ملائمة الهيكل الموضوع لمتطلبات العمل ولتحديد كيفية إستيعاب مؤثرات العوامل الداخلية والخارجية. فهذه العوامل هي في حالة تغير وتطور مستمر قد تفرض نفسها على العمل والادارة مما يتطلب ذلك اجراء تعديلات وتطوير على الهيكل التنظيمي سواء على مستوى المنشأة أو قسم المبيعات. أن مراجعة الهيكل التنظيمي لا تعني ان تكون سنوية مثلاً، الا أنه يمكن القول ان المنشأة التي لا تجري تطويراً أو تعديلاً على هيكلها التنظيمي رغم مرور عدد من السنوات، فأنها قد تعاني من مشاكل تنظيمية خفية غير واضحة للعيان بعد .  

ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ

(1) McKay, E. S. "The Marketing Mystique", American Marketing Association.; P36.