القواعد الذهبية في اعداد وصف الوظيفة

يراعى ان يركز وصف الوظيفة على الابعاد الاتية :

1- الاهداف (اي النتائج التي يجب تحقيقها من خلال الوظيفة).

2- ابراز تتابع الانشطة والواجبات والاحداث في محتوي الوظيفة.

3- ابراز العلاقة مع الوظائف الاخرى.

4- تأكيد عناصر الانجاز في الوظيفة (اي بيان الانجازات التي يجب على شاغل الوظيفة تحقيقها بعملة ، اعداد سياسة ، تقديم تقرير ، اتخاذ قرار .....).

5- ابراز الاشراف الذي يجب علي شاغل الوظيفة بالنسبة لمرؤوسيه ومعاونيه، وكذا الاشراف والتوجيه الذي يتلقاه من رؤساءه.

نماذج على توصيف الوظائف

شركة بيع المصنوعات الوطنية

شركة بيع المصنوعات الوطنية من اكبر متاجر الاقسام في مصر وتمتلك 42 فرعاً في انحاء الجمهورية منها ستة فروع في القاهرة . ويبلغ عدد الافراد العاملين بالشركة ما يقرب من اربعة الاف موظف وعامل . وتتكون الشركة من عدة شركات اصلية تم ادماجها معاً في سنة 1973. 

وقد قررت الادارة القيام بعملية توصيف الوظائف والاعمال بالشركة تمهيداً لأجزاء عملية تقييم الوظائف وانشاء جدول للمرتبات وترتيب الوظائف في احدى فئات الجدول الملحق بقانون العاملين رقم 48 لسنة 1978.

ونظراً لعدم توفر الخبرات اللازمة في ادارة الافراد بالشركة التي تستطيع القيام بعملية التوصيف فقد اتصلت الشركة بالمركز المصري للاستشارات الادارية وطلبت ان يقوم خبراء المركز بعملية التوصيف.

وقد تم الاتفاق على تعيين ثلاثة من خبراء المركز يعاونهم مجموعة من العاملين بإدارة الافراد الحاصلين على بكالوريوس ادارة الاعمال (على سبيل التدريب) لتنفيذ خطة التوصيف. وقد راعى خبراء المركز اشتراك مدير الافراد ومساعديه بالاضافة الى مجموعة الباحثين في خطوات اعداد وتنفيذ خطة التوصيف حتى تتكون لديهم الخبرة الكافية للقيام بعمليات التوصيف في المستقبل.

التمهيد لعملية التوصيف :

تقرر عقد اجتماع اولي مع المختصين بادارة الافراد والادارات الاخرى بالشركة لتعريفهم بفكرة توصيف الوظائف واهميتها والنتائج التي تترتب عليها بالنسبة للشركة وللعاملين انفسهم . وقد تولى خبراء مركز الاستشارات عملية الشرح والايضاح في هذا الاجتماع . وبعد ذلك عقد اجتماع آخر حضره جميع العاملين بالفروع المختلفة للشركة بالقاهرة حيث تم شرح وتوضيح نظام التوصيف والاجابة على اسئلة العاملين واستفساراتهم . وبالنسبة للعاملين في الفروع خارج القاهرة فقد اعدت ادارة الافراد خطاباً دورياً موقعاً من رئيس مجلس الادارة يوضح فكرة التوصيف واهميتها ودور مركز الاستشارات في العملية وارسل الى جميع مديري الفروع وطلب اليهم اطلاع العاملين عليه . وقد استغرقت عمليات الشرح والتمهيد ثلاثة اسابيع حتى اطمأن خبراء مركز الاستشارات الى ان:

1- كل العاملين قد ابلغوا بمشروع التوصيف .

2- تم توضيح النظام لكل العاملين واجيبوا الى استفساراتهم .

خطة التوصيف :

تقرر القيام بخطة التوصيف علي المراحل الاتية :

1- البدء بتوصيف وظائف الادارة العامة بالقاهرة .

2- توصيف وظائف العاملين بفروع القاهرة .

3- توصيف وظائف العاملين بالفروع .

وقد تطلب العمل ضرورة تحديد عدد الوظائف التي سيتم توصيفها وقد حددت في الآتي:

1- وظائف ادارة عليا .

2- وظائف اشراف متوسط.

3- وظائف مكتبية .

4- وظائف فنية وتنقسم الي :

(أ) وظائف بيع .

(ب) وظائف مشتريات .

(ج) وظائف مخازن وحركة .

طريقة التوصيف:

تقرر اتباع طريقة الاستقصاء في جمع البيانات اللازمة عن كل عمل . وتطبيقاً لذلك ارسل الى كل موظف وعامل مظروفاً يحتوي على :

1- صحيفة استقصاء تحتوي على عدد من الاسئلة توفر الاجابات عليها البيانات اللازمة للوصف.

2- قائمة بالتعليمات الواجب مراعاتها حين الرد على الاستقصاء .

3- بعد ان يملأ الشخص صحيفة الاستقصاء يسلمها لرئيسه المباشر الذي يقوم بمراجعتها والتصديق عليها ، ثم ارسالها الى المركز المصري للاستشارات.

4- في حالة اختلاف رأي الرئيس المباشر عما ورد بصحيفة الاستقصاء يتم مراجعة الموظف فيما ذكره بحضور خبير من مركز الاستشارات واحد اخصائي ادارة الافراد حتى يتم الاتفاق على مضمون الوصف.

المركز المصري للاستشارات الادارية :

                                                        القاهرة : ص . ب

السيد /

تحية طيبة :

بالإشارة الى مشروع توصيف الوظائف الذي تعلمون سيادتكم اننا بصدد القيام به في شركتكم نرجو تعاونكم في ملء صحيفة الاستقصاء المرافقة بعد قراءة التعليمات التي توضح كيفية الاجابة . مع رجاء تسليم الاستقصاء الي رئيسك المباشر في موعد يوم    /     /    19 . وذلك حتي يتسنى له تسليمها الي المركز في الموعد المحدد.

وانا اذ نامل في تعاونكم نؤكد لكم مرة اخري ان الهدف من هذه العملية انما يرمي الى صالح العمل بالشركة وصالح العاملين فيها .

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام .

                                                                مدير الاستشارات

                                             تعليقات

استخدم هذه المساحة في اضافة اية بيانات ترى انها ضرورية لاستكمال وصف وظيفتك.

.........................................................................

.........................................................................

.........................................................................

شركة بيع المصنوعات الوطنية

كشف بمواصفات وظيفة

اسم الوظيفة  ..........................................

الادارة التي تتبعها  ............................    الدرجة       .......................

القسم ............................

* المسئوليات الملقاة على عاتق الوظيفة  .....................................

* الاعمال الواجب ان تُؤدّى

(أ) اعمال روتينية.

.................................................................

(ب) اعمال تطلب بشكل غير منتظم.

..................................................

* معلومات عن طريقة أداء العمل المطلوب من شاغل الوظيفة الالمام بها.

........................................................

.........................................................

* درجة الاتصال بالجمهور وأسبابه.

.....................................................

...................................................

* درجة الاتصال باشخاص آخرين بالشركات الاخرى والهيئات

...................................................................

* المسئولية عن موظفين آخرين وعن الاعمال التي تُؤدّى بواسطة الوظائف الاخرى:

(أ) عدد الموظفين الذين يشرف عليهم شاغل الوظيفة.

(ب) درجة المسئولية عن اهمال الاخرين.

* الالات والمعدات المستخدمة (اذا تطلبت طبيعة العمل ذلك).

.........................................

* الظروف العادية المحيطة بالعمل

...............................................................

* الاخطار المصاحبة للقيام بمهام الوظيفة ( ان وجدت )

......................................................

حددت المواصفات بواسطة ........................... التاريخ ............................

روجعت المواصفات بواسطة ...................... التاريخ ............................

اعتمدت بواسطة ................................ التاريخ ............................

تعليمات :

.........................................................

.....................................................