‏هناك أربعة شروط أساسية وهامة لضمان عملية التأثير في الاتصال وهي:

1- يجب أن يكون في عملية الاتصال طرفين (مرسل ومستقبل)، لكي يحدث التأثير والتفاعل بين الطرفين، لأن حدوث الاتصال من طرف المرسل فقط يفقد لحد معين من التأثير وتلقى التغذية العكسية.

2- الاتصال لا يقتصر على مجرد الاستقبال من الطرف الثاني للعملية التي ترسل إليها الرسالة ويجب أن تكون هناك خطوة ثانية هي الفهم، أي فهم المستقبل ما يؤيد ويعني المرسل والقائم بالاتصال من الممكن أن يعمل على جعل الآخرين يستمعون إليه ولكن لا يستطيع أن يجعلهم يفهمونه.

3- يجب أن لا تكون هناك حواجز وعوائق عملية وطبيعية، أو سيكلوجية التي من الممكن أن تمنع عملية الاتصال بين هيأة وأخرى، ومن الواضح أنه تحت تأثير هذه الظروف لا يستطيع المسؤول أن يقود رجاله، كما أنهم لا يستطيعون أن يتبعوه، لأنه لا توجد أي وسيلة التي عن طريقها وبمساعدتها يستطيع العامل معرفة ما يريده المسؤول عن طريق ما يصدر عنه من نشرات أو قيامه باتصال معهم، وكذلك الأمر بالنسبة للمدير في المدرسة الذي لا يستطيع معرفة ما يريده المعلم، إذا لا يستمع إليه وترسل إليه منه رسائل واضحة وليس فقط مجرد نظرات أو رسائل مكتوبة دون شرح أو توضيح يجعل من عملية المعرفة سهلة وبسيطة، بالإضافة إلى  أن المدير لا يستطيع إثارة دافعية من يعملون معه لأنه لا يتصل بهم اتصالا مباشرا في معظم الاحيان، وفي بعض الأحيان يكون للمدير اتصالا مباشرا مع العاملين معه كما يحدث في مجال التربية والتعليم.

إن عملية الاتصال بسبب هذه الحواجز تكون غير فعالة، بالإضافة إلى أنها تؤدي للفهم الناقص، والشيء الذي يفتقر إلى الأمن، يؤدي إلى وجود الصراع وعدم القدرة على اتخاذ القرارات ومن المؤكد أن الاتصال الناقص وغير الكامل يؤدي إلى جميع هذه النتائج، وفقط عند إزالة هذه الحواجز يمكن القيام بالاتصال الجيد والعمل المشترك.

4- الاتصال الجيد يميل إلى  تشجيع العمل وتحسين الاتجاهات، وعندما يزداد فيه التأثير والأثر.